Pourquoi mettre en place une boîte à idées dans votre entreprise ?

“Si l’homme a deux oreilles et une bouche, c’est pour écouter deux fois plus qu’il ne parle”. Confucius, à qui l’on doit cette jolie citation, aurait certainement été un adepte du dispositif dont nous allons ici vous révéler tous les secrets : la boîte à idées.

Si vous avez 30 ans ou plus, vous avez très certainement connu cette tendance de la petite boîte posée à l’accueil de l’entreprise ou à la machine à café. Cette petite boîte qui était censée recueillir tout un tas de bonnes idées émanant des collaborateurs.

Si l’idée même de la boîte à idées était excellente à la base, le dispositif a beaucoup évolué pour se transformer en un mécanisme extrêmement vertueux pour l’entreprise. Abordons donc ici quelques questions que vous vous posez certainement :

• La boîte à idées, c’est quoi au juste ?
• Pourquoi mettre en place une boîte à idées dans son entreprise ?
• Comment la mettre concrètement en place ?

Qu’est-ce qu’une boîte à idées ?

“Toutes vos idées sont les bienvenues !”. N’avez-vous jamais entendu cette phrase qui enjoint son audience à participer activement ?

Et bien, centraliser toutes ces idées, c’est le principe même du dispositif dont nous parlons ici. Si l’on devait la définir, une boîte à idées est en un dispositif qui permet de recueillir les suggestions que les salariés pourraient faire à l’entreprise pour s’améliorer dans différents domaines :

• Son activité
• Ses produits
• Ses process métiers
• Son organisation
• Sa politique de diversité et d’inclusion
• Ses process RH
• Son engagement environnemental
• Etc…

Vous l’aurez compris à travers ces différents exemples, il est complètement envisageable (et même recommandé) de mettre en place des boîtes à idées thématiques. L’expérience collaborateur n’en sera que renforcée, dans la mesure où chacun aura la possibilité de s’exprimer sur les sujets qui l’importe tout particulièrement.

Découvrons maintenant les raisons qui devraient vous pousser à mettre en place une boîte à idées dans votre entreprise.

Pourquoi mettre en place une boîte à idées ?

Les intérêts de développer un système de management des idées au sein de votre entreprise sont multiples.

Le premier, pour ne pas dire le plus évident, c’est bien sûr celui de sourcer les suggestions et innovations émanant des collaborateurs. Ces idées sont une mine d’or pour l’entreprise puisqu’elles viennent des personnes qui la connaissent le mieux.

J’ai d’ailleurs tendance à penser que disposer d’un maximum d’informations nous permet de faire les meilleurs choix. Comprendre les attentes profondes des collaborateurs et des clients, connaître leurs motivations et ce qui globalement donne du sens à leur travail est le meilleur moyen qu’aura l’entreprise de créer du collectif.

Le deuxième intérêt de mettre en place un système de management des idées réside donc dans le fait de développer cette intelligence collective essentielle à la pérennité d’une entreprise.

Vous connaissez probablement l’adage “Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin.”. La boîte à idées permet à la fois d’aller vite et loin, le tout en impliquant des salariés satisfaits de se sentir impliqués dans la vie de l’organisation.

Ainsi l’implication des salariés se ressentira positivement sur la performance, la productivité et finalement la croissance de l’entreprise.

Enfin, un avantage qui devrait plaire à nombre d’entre vous : celui de réduire ses coûts.

Là où beaucoup d’entreprises investissent en Recherche et Développement, le concept de boîte se positionne en solution particulièrement économique. Il n’est d’ailleurs pas rare que des innovations majeures émanent de ce type de dispositif.

Innovation, intelligence collective, croissance de l’entreprise et réduction des coûts : voilà 4 bonnes raisons de faire confiance aux idées émanant de vos ressources internes. J’en veux pour preuve le masque Easybreath de Decathlon ou la boisson Driftwell de PepsiCo qui, toutes deux, émanent de propositions de collaborateurs inspirés.

Comment mettre en place une boîte à idées ?

Après la question du “Quoi”, celle du “Pourquoi”, venons-en à celle du “Comment”. Si vous êtes convaincu de l’utilité de la boîte à idées (et il y a de quoi), voici les quelques ingrédients qui vous aideront à la mettre en place :

1. Un dispositif ouvert à tous

C’est essentiel. Il est hors de question qu’un dispositif aussi inclusif que celui-ci ne soit pas ouvert à certains collaborateurs. La logique est bien celle de l’intelligence collective. “Toutes les idées sont les bienvenues”, vous vous souvenez ?

2. Un outil accessible facilement en ligne

L’expérience utilisateur, c’est LA clé d’un système de management des idées qui fonctionne. Pour cela, je ne peux que vous recommander de vous doter d’une plateforme spécifiquement pensée pour cela, avec des dizaines de fonctionnalités qui faciliteront les étapes d’inscription, de création de profil, de dépôt d’idées, de feedback, de vote, d’annonce des résultats…

3. Laisser libre cours aux idées sur la durée

C’est un aspect essentiel du dispositif. Quoi de plus déceptif en tant que collaborateur d’arriver après la bataille, sur une boîte à idées fermée qui n’ouvrira plus avant une petite année ? Bien que vous puissiez limiter chaque boîte à idées dans le temps, assurez-vous de toujours disposer d’un espace d’expression disponible. Les bonnes idées peuvent venir de partout… Et à n’importe quel moment !

4. Ouvrez la sélection à l’ensemble des collaborateurs

L’intelligence collective ne se résume pas au seul dépôt d’idées par les collaborateurs. C’est pourquoi ils doivent aussi être impliqués dans la sélection des meilleures propositions. Pour cela, l’outil que vous mettrez en place doit intégrer une plateforme de vote à critères, à likes ou sous forme d’investissement (très sympa, parole de petit investisseur !).

5. Reconnaissez et valorisez les contributions

Les meilleures idées doivent être récompensées, cela va de soi. Profitez donc de ce super dispositif pour communiquer activement en interne sur les résultats. Cela peut se faire au cours d’un événement physique, hybride ou 100% en ligne, via une solution webinar intégrée à l’outil. On a hâte d’en découvrir les photos !

Processus de gestion des idées

La mise en place d’une boîte à idées efficace nécessite un processus structuré pour recueillir, évaluer, mettre en œuvre et suivre les idées soumises par ses collaborateurs. Pour y voir plus clair, voici les différentes étapes de ce processus :

1. Collecte des idées

La première étape consiste à encourager les collaborateurs à soumettre leurs idées de manière proactive. Cela peut être réalisé à travers des canaux de communication internes tels que des réunions d’équipe, des emails, des affichages dans les espaces communs ou, bien sûr, la plateforme en ligne dédiée à la boîte à idées. L’objectif est de rendre le processus aussi accessible et simple que possible pour encourager la participation.

2. Tri et catégorisation des idées

Une fois que les idées ont été soumises, il est essentiel de les trier et de les catégoriser pour faciliter leur évaluation ultérieure. Cela peut impliquer l’utilisation de balises ou de tags pour classer les idées en fonction de leur domaine d’application (produits, processus, diversité, etc.) ou de leur pertinence pour des initiatives spécifiques de l’entreprise.

3. Évaluation des idées

Une évaluation rigoureuse des idées soumises est cruciale pour déterminer leur faisabilité, leur pertinence et leur potentiel d’impact. Cela peut être réalisé à travers un processus d’évaluation par une équipe de jurés dédiés ou même par le biais de mécanismes de vote ou de notation impliquant l’ensemble des collaborateurs. L’objectif est de sélectionner les idées les plus prometteuses afin de les mettre en œuvre.

4. Mise en œuvre des idées retenues

Une fois les idées sélectionnées, il est temps de passer à l’action. Cela peut impliquer la création de groupes de travail dédiés pour développer et concrétiser les idées, l’allocation de ressources appropriées, ainsi que la définition d’un plan d’action clair avec des étapes et des délais spécifiques. La collaboration entre différentes équipes et départements peut être nécessaire pour garantir le succès de la mise en œuvre.

5. Suivi et évaluation des résultats

Une fois que les idées ont été mises en œuvre, il est important de suivre leurs résultats et leur impact sur l’entreprise. Cela peut être réalisé à travers des indicateurs de performance clés (KPI), des enquêtes de satisfaction des employés, des retours d’expérience ou des évaluations régulières. L’objectif est d’assurer que les idées contribuent réellement à l’amélioration de l’entreprise et d’identifier d’éventuelles opportunités d’optimisation.

En suivant ces étapes et en impliquant activement vos collaborateurs à chaque étape du processus, vous pouvez tirer parti des boîte à idées et favoriser une culture d’innovation, de collaboration et d’amélioration continue au sein de l’organisation.

Ouvrir sa boîte à idées hors de murs de son organisation

L’innovation ne se limite pas aux frontières de l’entreprise. Au contraire, elle peut être considérablement renforcée par la collaboration avec des partenaires externes tels que les clients, les fournisseurs, les universités, les startups ou d’autres entreprises du secteur. Les boîtes à idées peuvent jouer un rôle crucial dans la facilitation de cette collaboration en offrant une plateforme commune où les idées peuvent être partagées, discutées et développées de manière collaborative.

Perspectives diverses et complémentaires

Les partenaires externes apportent souvent des perspectives uniques et complémentaires à celles des employés internes. En collaborant avec des clients, par exemple, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs besoins, leurs défis et leurs désirs, ce qui peut conduire à des idées innovantes pour de nouveaux produits ou services.

Accès à l’expertise spécialisée

Les partenaires externes peuvent également apporter une expertise spécialisée dans des domaines particuliers qui peuvent ne pas être présents en interne. Par exemple, une entreprise de technologie peut collaborer avec une université pour bénéficier de la recherche de pointe dans un domaine spécifique, ou avec une startup pour accéder à des technologies émergentes.

Validation et co-création

La collaboration avec des partenaires externes peut aider à valider les idées et concepts auprès d’un public plus large avant leur mise en œuvre. Les boîtes à idées peuvent servir de point de départ pour discuter et affiner les idées avec les parties prenantes externes, en favorisant ainsi la co-création et l’adoption précoce.

Élargissement du réseau d’innovation

En impliquant un réseau étendu de partenaires externes dans le processus d’innovation, les entreprises peuvent étendre leur réseau et accéder à de nouvelles opportunités de collaboration à l’avenir. Les boîtes à idées peuvent servir de point de contact initial pour établir des relations et explorer des synergies potentielles avec des partenaires externes.

Amélioration de la satisfaction client

En écoutant activement les idées et les suggestions des clients à travers les boîtes à idées, les entreprises peuvent mieux répondre à leurs besoins et attentes, ce qui se traduit par une amélioration de la satisfaction client et une fidélisation accrue.

En intégrant la collaboration avec des partenaires externes dans le processus d’innovation grâce aux boîtes à idées, les entreprises peuvent stimuler leur capacité à générer des idées innovantes, à les transformer en actions concrètes et à maintenir leur compétitivité sur le marché.

En résumé

La boîte à idées n’a pas dit son dernier mot. Elle est même plus tendance que jamais, dans un contexte où l’intelligence collective et la marque employeur sont deux terrains particulièrement investis par les directions RH et de l’innovation.

Mettre en place un dispositif de ce type nécessite un peu d’organisation, et surtout de s’appuyer sur des fonctionnalités faciles d’accès qui optimisent vos taux de participation.

On se lance ?

Guillaume COUDERT

Directeur Associé chez Agorize

Expert en Marque Employeur – Modérateur du blog MarqueEmployeur.net