Quelle est la différence entre une pirogue et un hackathon ? Les plus cyniques vous diront qu’il faut ramer davantage pour faire avancer ce dernier. Alors pour vous éviter de torpiller votre navire amiral de l’innovation avant sa sortie du port, Agorize revêt ses éperons de commandant et vous aide à naviguer à travers les eaux troubles de l’open innovation. Voici donc les 5 façons imparables de saboter votre hackathon (et comment les éviter).
1. Opter pour un hackathon 100% physique ou bien 100% en ligne
Votre hackathon, vous le voulez physique ou en ligne ? Les deux mon capitaine ! En effet, il existe une alternative plus efficace aux hackathons traditionnels : les hackathons O2O, ou online to offline, qui commencent en ligne pour se terminer par un événement physique. C’est d’ailleurs à ce type de challenge d’open innovation que nous ferons référence tout au long de l’article.
Certains vont nous accuser de prêcher pour notre paroisse. Et ils auront raison. Parce que le hackathon O2O est pour nous le meilleur compromis possible entre challenge d’open innovation en ligne et physique.
Contrairement au hackathon classique de 48h 100% physique, le format O2O permet d’obtenir des projets plus aboutis. Les participants ont en effet la possibilité de développer leurs idées sur 2 à 3 mois (plus ou moins) tout en étant accompagnés par des mentors et des experts. Par ailleurs, la finale qui clôture le hackathon O2O permet de créer une effervescence et un engagement que l’on ne trouve pas forcément dans les challenges d’open innovation 100% en ligne.
Enfin, le hackathon O2O présente l’avantage d’être applicable à tous les secteurs d’activité, tous les métiers et toutes les problématiques. Quelle que soit la nature de votre activité, aucun risque de raté majeur. Il permet de toucher plus de participants (périmètre géographique élargi, profils plus divers) et d’apprendre à mieux les connaître. C’est notamment l’occasion de découvrir leur savoir-être et leur personnalité en plus de leurs connaissances techniques. Ce dernier point étant fondamental pour les entreprises à la recherche de nouveaux talents.
Qu’il soit physique, en ligne ou O2O, pour éviter de voir votre hackathon se transformer en épouvantable bérézina, vous devrez attirer un maximum de participants. Et c’est souvent là où le bât blesse pour les entreprises en excès de confiance.
2. Croire que seule la notoriété de votre marque va attirer des centaines de participants
Pécher par orgueil. Voilà le premier risque auquel s’expose l’entreprise qui se lance dans l’aventure du hackathon. Que vous cibliez les étudiants, les développeurs, les startups, les consommateurs, vos clients ou même vos partenaires, votre marque seule ne suffit pas à attirer des centaines de participants. C’est vexant, bien sûr, mais c’est une réalité qu’il faut accepter. Et même en interne, auprès de vos propres collaborateurs, il peut être difficile de susciter l’intérêt. À moins d’avoir recours à de méthodes coercitives peu avouables (mais on s’égare !).
L’expérience montre qu’il est absolument vital de déployer une campagne de communication spécifique et bien ciblée en amont et durant toute la durée de votre hackathon. Et comme on aime à le répéter, les entreprises qui attirent le plus de participants ne sont pas toujours les plus connues ou les plus sexy.
L’importance de communiquer en amont de votre hackathon
Il est crucial de communiquer en amont du hackathon, pour encourager le maximum de participants à s’inscrire. Il s’agit d’attirer les bonnes personnes, issues de la communauté que vous avez choisie (étudiants, développeurs, startups, collaborateurs, etc.). Les leviers et canaux de communication ne sont pas les mêmes d’une communauté à une autre. Et s’appuyer exclusivement sur les réseaux sociaux n’est pas une stratégie payante sur le long terme.
Voici donc quelques conseils pour toucher chaque communauté :
- Startups : incubateurs, accélérateurs, salons tech et salons startups
- Développeurs : écoles et cursus tech (école 42 et Epitech pour n’en citer que deux)
- Collaborateurs : campagne d’emailing et d’affichage, communication sur l’intranet de l’entreprise
- Consommateurs : associations de consommateurs, presse
- Étudiants : communication auprès des écoles et universités, du personnel pédagogique et administratif ; les associations étudiantes (BDE, BDS, etc.)
Ce sont donc des stratégies de long terme que vous devez mettre en place. Elles exigent de nouer des relations et des partenariats avec des écoles, universités, associations et incubateurs, et cela ne se fait pas du jour au lendemain. L’innovation est un travail de longue haleine, mais le jeu en vaut largement la chandelle.
Quelle communication pendant votre hackathon ?
Un grand nombre d’inscrits ne garantit pas nécessairement un taux de participation élevé. Faute d’une campagne engageante pendant le hackathon, on observe souvent un désintérêt de la part de participants qui décident de ne pas mener leur projet jusqu’au bout. C’est à vous donc de trouver les bons leviers pour maintenir l’intérêt tout au long du hackathon.
Pour cela, il faut communiquer régulièrement avec les participants, leur envoyer des rappels et des conseils personnalisés pour maintenir leur intérêt. Ne soyez pas trop formel dans vos communications. Cela dépend bien sûr des communautés ciblées, mais les participants préfèrent en général qu’on s’adresse à eux de façon décontractée et naturelle.
Enfin, il est fondamental de les guider tout au long du hackathon. C’est d’ailleurs la troisième erreur que les entreprises commettent le plus souvent : laisser les participants livrés à eux-mêmes pendant le hackathon.
3. Laisser les participants livrés à eux-mêmes
Supprimez les étapes 4 et 7 de votre notice de montage, il y a fort à parier que le design minimaliste de votre nouvelle bibliothèque suédoise ne suffise plus à soutenir le pesant héritage de Proust et de Zola. Pour un hackathon, c’est pareil. Les participants ont besoin d’être accompagnés et guidés.
À la clé pour vous, principalement ces deux bénéfices : assurer un niveau d’engagement élevé et obtenir des projets plus aboutis.
Assurer un niveau d’engagement élevé
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, ce ne sont pas les lots à gagner qui motivent le plus les participants. Ce qui les intéresse vraiment, c’est de pousser leur idée le plus loin possible et de montrer de quoi ils sont capables. C’est donc en les accompagnant et en les aidant à développer leurs projets que vous assurerez un niveau d’engagement élevé tout au long de votre hackathon.
Pour cela, nous vous conseillons de mettre en place un système de mentorat. Le principe est simple : assigner des mentors à chaque équipe participante. Les mentors sont le plus souvent vos propres collaborateurs, mais vous pouvez également choisir des mentors externes à l’entreprise.
Le rôle du mentor est d’accompagner les participants, de les aider à développer le potentiel de leur idée et à la présenter de la meilleure façon possible. Qu’il s’agisse d’un livrable (présentation PowerPoint, vidéo, etc.) ou d’une session de pitch, le rôle du mentor est d’assurer un suivi personnalisé par équipe. Et c’est également l’opportunité pour les mentors d’apprendre des participants qu’ils coachent. C’est ce qu’on appelle le reverse mentoring.
En plus de ce coaching, certains hackathons nécessitent un accompagnement technique. En effet, quand le livrable consiste en une appli mobile ou un objet connecté par exemple, les participants peuvent avoir besoin d’une aide supplémentaire. Dans ce cas, vous pouvez faire appel à des experts.
Contrairement aux mentors, les experts ne sont pas assignés chacun à une équipe. Tous les participants peuvent les solliciter. Ce sont des spécialistes qui se rendent disponibles pour aider et répondre aux questions des participants.
Cet accompagnement montre que vous prenez le hackathon, les participants et leurs projets au sérieux. Il est indispensable pour obtenir des taux d’engagement élevés. Et obtenir les idées, concepts et prototypes les plus aboutis possible.
4. Filtrer les participants à l’entrée
Le manque d’ouverture, c’est ce qui tue la créativité et l’innovation dans l’œuf. C’est une des mauvaises habitudes des grands groupes à la recherche de nouveaux talents. On prend les mêmes et on recommence. Une vaste opération de copier/coller humain visant à réduire les risques d’erreur de recrutement. Il en va de même des entreprises qui veulent innover et s’appuient exclusivement sur leur département de R&D.
Le hackathon a justement pour objectif de venir à bout de ces pratiques dépassées. Ainsi, lorsque vous lancez un hackathon, que ce soit pour recruter ou innover, ne faites pas juste du pied aux étudiants de HEC et de Centrale, ne cherchez pas à impliquer un seul service de votre entreprise. Encouragez l’ouverture et la création d’équipes pluridisciplinaires et complémentaires.
Cherchez la diversité, privilégiez les outsiders. Nous le voyons régulièrement lors des hackathons étudiants que nous organisons par exemple : les entreprises qui acceptent de s’ouvrir à de nouveaux profils et de nouvelles idées sont celles qui récoltent les projets les plus innovants.
Lorsque Cetelem a organisé son challenge sur la finance personnelle par exemple, ce sont deux étudiants en première année d’agronomie qui ont raflé la première place, devant des étudiants de Centrale, HEC, et Télécom ParisTech. Des profils atypiques qui ont eu la meilleure idée. Ce ne sont donc pas toujours les étudiants issus des écoles et cursus “tier 1” qui remportent les hackathons.
En effet, l’avantage qu’ont les équipes pluridisciplinaires sur les équipes d’experts purs, c’est le recul. Les spécialistes qui ont suivi les mêmes cursus dans les mêmes écoles ont les mêmes réflexes et façons de penser. Or, ce dont vous avez besoin pour innover et développer votre entreprise, c’est d’idées et de solutions nouvelles.
Une fois les meilleures idées repérées, il faut savoir ménager le suspens. D’où l’importance de la finale au cours de laquelle les finalistes auront l’occasion de pitcher leurs idées en direct. Malheureusement, et faute d’organisation, cette finale peut devenir un risque de se prendre les pieds dans le tapis et de louper le point d’orgue d’un hackathon réussi.
5. Bâcler la finale
Vous avez mené votre hackathon comme un pro pendant plusieurs mois. Les participants sont ultra-motivés, les idées innovantes affluent par centaines. Il vous reste une mission à accomplir : organiser la cérémonie de finale. Et éviter que le soufflé ne retombe.
En effet, la finale est l’apogée de votre challenge d’open innovation. C’est le moment où les équipes finalistes s’affrontent en direct pour défendre leur projet. Pour en faire un événement inoubliable, vous devez non seulement l’animer avec brio mais également vous assurer que les participants sont prêts à présenter leur projet.
Animer la finale
Cela peut paraître simple, mais c’est un métier. Il faut être capable de gérer son stress et de créer une vraie ambiance tout au long de l’événement. Il n’est rien de plus déstabilisant que de voir les mâchoires se décrocher en cascade alors que, seul sur scène, vous êtes en train de présenter une équipe.
Si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise pour le faire, vous pouvez toujours déléguer cette tâche à un animateur externe. Quelqu’un qui saura insuffler du dynamisme et gérer les moments plus faibles.
La préparation des équipes finalistes
Le pitch des équipes finalistes est le deuxième moment clé de la finale. Les participants présentent leur projet devant le jury que vous aurez désigné. Personne n’a envie d’écouter pendant une heure des présentations maladroites et monotones.
En effet, ce n’est pas un exercice facile. Au moment de parler devant des dizaines, voire des centaines, de personnes, la plupart d’entre nous devient nerveux et perd ses moyens. Pour éviter cela, rien de plus efficace qu’une bonne dose de préparation.
Les mentors sont là pour ça. Aiguiller les équipes finalistes, les aider à présenter leurs idées de façon à vraiment captiver l’auditoire. D’expérience, les finales les plus réussies sont celles où les participants ont préparé leur passage avec un mentor. Tant sur le fond que sur la forme. Les deux revêtent une réelle importance dans l’impression que l’équipe laisse aux membres du jury.
Le hackathon est un long fleuve tranquille
Organiser un hackathon n’a rien d’une sinécure. Mais avec un peu de pratique et une bonne préparation, toute entreprise est capable d’en tirer le meilleur parti pour sourcer les projets et les talents les plus innovants.
En 6 ans d’existence et après 250 hackathons organisés, Agorize en aurait des belles à vous raconter. Mais en suivant ces 5 règles simples, vous vous épargnerez déjà beaucoup d’embarras :
- Choisir le bon format de hackathon
- Communiquer de façon spécifique et régulière
- Accompagner les participants à chaque étape
- Encourager la participation de profils divers et la formation d’équipes pluridisciplinaires
- Soigner l’organisation de la cérémonie de finale
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