Quel est le scénario catastrophe que redoutent tous les organisateurs de hackathon ? Sûrement le bide complet. Soit un nombre de participants bien en deçà des attentes.
Pour vous éviter ce cas de figure cauchemardesque, il vous faut donc communiquer efficacement avant votre hackathon. En effet, même pour les plus grandes marques et les organisations reconnues, il n’est pas simple de capter l’attention des communautés visées (étudiants, développeurs, startups, pour ne citez qu’elles). Pourquoi ? Les écoles et startups, en particulier, sont extrêmement sollicitées et sont la cible de nombreuses campagnes de communication souvent mal ciblées et peu pertinentes.
Sortir du lot et se démarquer n’est donc pas une mince affaire. Après 250 hackathons organisés auprès de plus de 200 clients, on vous livre nos conseils pour promouvoir infailliblement votre hackathon.
1. Communiqués de presse et RP
Informez les médias que vous lancez votre hackathon. C’est l’étape n°1. Un communiqué de presse bien rédigé et bien ciblé aura un grand impact sur la participation à votre hackathon. Il s’agit de présenter votre objectif, vos enjeux, la thématique, le déroulement, les bénéfices pour les participants et les lots que vous proposez.
Lors de la rédaction du communiqué, il est important de garder en tête que les journalistes ou blogueurs n’ont pas pour objectif de vous faire de la publicité. Ils partagent un contenu s’il est susceptible d’intéresser leur audience. Il est donc conseillé de personnaliser votre message d’accompagnement en fonction du média que vous ciblez. De plus, la rédaction du communiqué est d’autant plus importante que les journalistes reprennent la plupart du temps tout le contenu sans modifications, d’où l’intérêt de soigner la rédaction et la façon dont les informations sont présentées.
Bien cibler votre communiqué de presse
Par ailleurs, un communiqué de presse mal ciblé, même s’il est bien rédigé, aura un impact très limité. Pour un hackathon, privilégiez l’écosystème tech, innovation, RH, et marketing. Pour rappel, les bénéfices des hackathons sont principalement dans ces 3 domaines :
- Innovation, en raison des solutions novatrices proposées en réponse à vos problématiques existantes
- RH, pour le coup de boost à votre marque employeur, l’identification et le recrutement de talents
- Marketing et communication, pour la portée du nombre de personnes touchées lors du lancement d’un hackathon (environ 300 000 personnes)
Selon l’objectif, la thématique et la communauté ciblée du hackathon, les médias contactés ne seront pas les mêmes. Par exemple, si votre hackathon se destine aux startups, à des fin d’innovation, il peut être judicieux d’envoyer votre contenu à des médias comme Maddyness ou Presse-citron.
Si vous visez juste, les acteurs de ces communautés se feront un plaisir d’écrire sur votre hackathon. Ne vous cantonnez pas à contacter seulement les journalistes, les influenceurs et blogueurs peuvent être d’excellents relais d’informations.
2. Posts Twitter, Facebook, Instagram
Annoncez le lancement du hackathon sur tous vos réseaux sociaux. Elaborer une stratégie digitale s’avère très efficace. En effet, en plus de l’occasion de communiquer directement avec vos followers, les réseaux sociaux permettent de mobiliser des communautés ciblées et d’entamer une relation directe avec elles. Les leviers d’action sont multiples selon les réseaux sociaux:
Créez une page entièrement dédiée au hackathon. Cela permet vous permet de communiquer efficacement à vos participants sans le risque de surcharger de posts vos autres followers.
Publiez pour chaque informations importantes, en moyenne 3 à 4 posts par semaine.
Si vous ne voulez pas créer une page dédiée au hackathon (compte tenu de la quantité de temps et de travail que cela demande), il est recommandé de poster 1 ou 2 posts (pas plus, pour ne pas inonder vos followers) sur la page publique de votre entreprise.
Créez un événement public pour inciter l’engagement de vos utilisateurs
Et n’oubliez pas d’être réactif et de répondre rapidement aux messages et sollicitations de votre communauté.
Sur Twitter, il est préférable de publier plus régulièrement (3 ou 4 publications par jour) que Facebook pour inciter à l’engagement et s’assurer que le message soit passé.
Identifiez et communiquez avec les communautés pertinentes à l’aide des hashtags.
Encore une fois, restez réactif et échangez avec les utilisateurs régulièrement.
LinkedIn peut être pratique sur les hackathons s’adressant aux startups, et peut être utilisé pour démarcher des startups participantes
Instagram étant le réseau social générant le plus d’engagement, il peut être très intéressant de publier des posts en utilisant des hashtags appropriés et originaux pour maximiser la visibilité et tirer profit d’une base d’utilisateur très active (#hackathon, #openinnovation, #innovateordie par exemple)
Il est fortement conseillé de choisir un hashtag dédié au hackathon afin de pouvoir suivre l’activité qu’il génère en ligne. Le hashtag sera également très pratique une fois l’évènement terminé, pour analyser les retombées du hackathon. Enfin, fédérez vos collaborateurs (emailing interne, poster sur l’Intranet, affichages dans les locaux, évènement de lancement) afin qu’ils partagent la nouvelle.
3. Pubs Twitter, Facebook, Instagram
Pour maximiser la visibilité de votre hackathon, optez pour une stratégie de publicité sur les réseaux sociaux est fortement recommandable. Vous pouvez facilement étendre la portée de vos actions de communication grâce aux pubs, pour un faible coût et un très bon retour sur investissement.
Pour les hackathons ciblant les étudiants, développeurs et startups, Twitter, Facebook et Instagram sont les meilleures plateformes. Lors de l’élaboration de votre annonce publicitaire, gardez en tête votre cible et jeter un oeil sur les best practices, par exemple :
- Utiliser au maximum les fonctionnalités de ciblage (tranche d’âge, centre d’intérêts, géolocalisation)
- Tester différentes versions de votre publicité pour voir celles qui convertissent sur chaque réseau social
- Créer les publicités en pensant au mobile
En adoptant une stratégie de social media advertising, vous toucherez facilement des personnes extérieures à vos réseaux et pourrez ainsi intéresser des participants qui n’auraient jamais entendu parler de votre challenge !
4. Communication auprès des universités, incubateurs, accélérateurs, etc.
Si vous ciblez les startups
Rapprochez-vous des incubateurs et accélérateurs, voire des espaces de co-working. C’est gagnant-gagnant : ils diffusent votre hackathon et incitent les startups à s’inscrire ; les startups qu’ils incubent gagnent en visibilité et ont l’opportunité de nouer de nouveaux partenariats.
Si vous ciblez les étudiants et développeurs
Présentez votre hackathon aux responsables pédagogiques et administratifs des universités, écoles et cursus que vous visez. Attention : les universités et les écoles sont fortement sollicitées et peuvent se montrer peu coopératives lorsque vous les contacterez.
Une fois le contact établi, cela ne s’arrête pas là. Il est important de soigner vos relations avec les écoles et universités pour les rendre durables. Pour cela, il n’y a rien de tel que de faire régulièrement le déplacement en personne dans vos campus partenaires et montrer votre enthousiasme dans ce partenariat. Si vous n’avez pas déjà vos “entrées” dans le milieu académique, nous vous conseillons de faire appel à un intermédiaire déjà bien implanté (comme Agorize par exemple). Vous aurez ainsi directement accès à leur réseau et n’aurez pas besoin de contacter chaque établissement individuellement.
5. Événements
Investissez les événements qui attirent vos communautés cibles : salons étudiants ou grand public, conférences startups, événements tech ou recrutement, en fonction de vos besoins. La présence physique est primordiale et très impactante. Cela vous permet d’établir de réels rapports avec les communautés ciblées et de créer une forte impression. Prévoyez des supports de communication physiques à afficher et distribuer sur place : posters, kakemonos, flyers et goodies. Mais surtout, envoyez une équipe de personnes motivées et déterminées !
Maintenez vos efforts
Le hackathon va commencer. Vous avez suivi nos conseils et consenti de formidables efforts de communication. Vous avez su attirer un nombre d’inscrits considérable! Cependant, cela ne garantira pas forcément un taux élevé de participation. C’est pourquoi vous devez maintenir vos efforts de communication tout au long du déroulé du hackathon. Utilisez notamment :
Des campagnes d’emailing
Prévoyez au moins 3 emailings pour rappeler aux personnes inscrites de soumettre leurs projets à temps : à J-10, J-3 et le jour J de la date limite.
Nous vous conseillons de rappeler les lots à gagner, le nombre total de participants, d’équipes et de projets déjà soumis. C’est une bonne façon de motiver les équipes n’ayant pas encore soumis leur projet.
Les réseaux sociaux
Il est primordial d’établir un calendrier de publication sur les réseaux sociaux tout au long du hackathon. Vos community managers maximiseront l’engagement du public en étant réactifs et en répondant en temps réel aux personnes qui mentionnent votre hackathon et votre entreprise. L’interaction entre organisateurs et participants est maximale sur les réseaux sociaux. Ces derniers vous solliciteront à la moindre difficulté. D’où l’importance d’être réactif : un inscrit mécontent et qui ne reçoit aucun retour risque de se désintéresser de votre hackathon. Pire, il pourrait créer un bad buzz sur votre opération !
Le mot de la fin
Que ce soit pour les anniversaires, les pots de départs ou les hackathons, une des plus grandes angoisses auquel sont confrontés les organisateurs est le bide.
Le hackathon, en plus de supporter l’innovation et le marketing, dynamise la marque employeur. Or, une mauvaise promotion et communication autour de son hackathon peuvent avoir l’effet inverse ! Au lieu de booster votre marque employeur, vous la détériorerez.
